Privacyverklaring (AVG)

Laatst gewijzigd: 23 augustus 2026

Welkom bij Vetimo. Wij begrijpen dat uw woningtransactie en de bijbehorende financiële gegevens strikt vertrouwelijk zijn. In deze privacyverklaring leggen wij transparant uit hoe wij, via de Website en het Klantportaal, het Makelaarsportaal en het Leveranciersportaal, omgaan met uw persoonsgegevens, in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Artikel 1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens? (Onze rolverdeling)

Binnen het ecosysteem van Vetimo geldt een strikte wettelijke rolverdeling:

De Makelaar (verwerkingsverantwoordelijke): Het makelaarskantoor of de zakelijke partner waarvan u klant bent, bepaalt het doel van het woningdossier. Dat kantoor is uw eerste aanspreekpunt voor uw privacyrechten.
Vetimo B.V. (verwerker): Wij bouwen en beveiligen de infrastructuur. Wij verwerken uw gegevens uitsluitend namens, en volgens de instructies van, uw Makelaar.
Vetimo B.V. (verwerkingsverantwoordelijke voor de Website): Voor zover u de Website bezoekt zonder klant te zijn van een aangesloten Makelaar — bijvoorbeeld via het contactformulier of door u aan te melden voor onze nieuwsbrief — is Vetimo zelf de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die u daarbij verstrekt.

Artikel 2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Om het portaal te laten werken en uw woningtraject digitaal te begeleiden, worden via onze infrastructuur de volgende categorieën persoonsgegevens verwerkt:

Account- en contactgegevens: Naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer en inloggegevens. Wanneer u als onderneming met ons contracteert (bijvoorbeeld een eenmanszaak of vennootschap), een btw-identificatienummer.
Woning- en dossiergegevens: Gegevens van uw (toekomstige) woning en documenten die u uploadt (zoals overeenkomsten, rapporten en foto's).
Communicatiegegevens: Chatberichten en bestanden die u uitwisselt met Makelaars, Leveranciers en onze AI-assistent ('Vi').
Technische gegevens: IP-adressen, browsertype, apparaatgegevens, cookies en logbestanden voor de beveiliging en de werking van het platform. Meer over de cookies en vergelijkbare technieken die wij gebruiken, staat in onze afzonderlijke Cookieverklaring.
Prestatiegegevens van de Leverancier (Track Record): Als u als Leverancier op het portaal optreedt, verwerken wij prestatie-indicatoren zoals reactietijden, afrondingspercentages, klantbeoordelingen en geschillen, om de Track Record Index te berekenen.
Gegevens van het contactformulier en de nieuwsbrief: Als u de Website bezoekt zonder klant van een Makelaar te zijn, verwerken wij de gegevens die u zelf invult via het contactformulier (naam, e-mailadres en de inhoud van uw bericht), of bij aanmelding voor onze nieuwsbrief (e-mailadres).

Artikel 3. Voor welke doelen gebruiken wij deze gegevens?

Uw gegevens worden uitsluitend verwerkt voor de volgende, wettelijk omschreven doelen:

1. Uitvoering van de overeenkomst: Het aanbieden van het Klantportaal, inclusief het digitaal ondertekenen van documenten.

2. Gerechtvaardigd belang (techniek en AI): Het beveiligen van onze systemen, het verlenen van klantondersteuning, en het maken van geanonimiseerde, niet-herleidbare statistieken om onze diensten en AI-modellen ('Vi') te verbeteren.

3. Fiscale naleving en arbeidsrecht (Wet DBA): Het faciliteren van de uitwisseling van bedrijfsgegevens (zoals KvK- en btw-nummers) tussen de opdrachtgever en de Leverancier, om fiscale transparantie te borgen en risico's van schijnzelfstandigheid en ketenaansprakelijkheid te beperken.

4. Contact en direct marketing: Het beantwoorden van vragen die u via het contactformulier stelt (op basis van uw verzoek), en het verzenden van onze nieuwsbrief aan abonnees (op basis van uw toestemming, die u op elk moment kunt intrekken via de afmeldlink in iedere nieuwsbrief).

Artikel 4. Met wie delen wij uw gegevens?

Uw persoonsgegevens worden nooit verkocht aan derden. Wij delen uw gegevens alleen op need-to-know-basis met de volgende partijen:

Leveranciers (externe dienstverleners): Als u een opdracht via het portaal goedkeurt, delen wij alleen de informatie die de Leverancier nodig heeft (zoals het adres en de omschrijving van de opdracht) om het werk uit te voeren.
AI-aanbieders: De assistent achter 'Vi' is Grok (xAI) als standaard. Claude (Anthropic) is de andere keuze, gekozen op het scherm Sleutels. Deze verwerking vindt plaats onder een verwerkersovereenkomst met de aanbieder die in gebruik is, die het gebruik van uw gegevens beperkt tot het leveren van de dienst aan Vetimo. Verwerking kan plaatsvinden buiten de EER (waaronder in de Verenigde Staten); deze doorgifte is gedekt door de standaardcontractbepalingen als passend beschermingsniveau in de zin van art. 46 AVG.
Digitaal ondertekenen: Er is geen externe subverwerker voor het digitaal ondertekenen van documenten; dit gebeurt op het platform door Vetimo zelf.
Overheidsinstanties: Alleen wanneer er een verplicht wettelijk verzoek of een wettelijke plicht is (bijvoorbeeld politie of de Belastingdienst).

Voor Makelaars staat het volledige, actuele overzicht van subverwerkers (met naam, dienst en status) in bijlage 3 van de verwerkersovereenkomst.

Artikel 5. AI, automatisering en geaggregeerde gegevens

Het portaal gebruikt kunstmatige intelligentie ('Vi') om documenten samen te vatten en processen te versnellen. De assistent is Grok (xAI) als standaard. Claude (Anthropic) is de andere keuze, gekozen op het scherm Sleutels. Deze verwerking vindt plaats onder een verwerkersovereenkomst met de aanbieder die in gebruik is, die het gebruik van uw gegevens beperkt tot het leveren van de dienst aan Vetimo; uw gegevens worden niet gebruikt voor eigen, zelfstandige commerciële doelen van die aanbieder. Verwerking kan plaatsvinden buiten de Europese Economische Ruimte (waaronder in de Verenigde Staten); deze doorgifte is gedekt door de standaardcontractbepalingen, als passend beschermingsniveau in de zin van art. 46 AVG. U wordt nooit onderworpen aan volledig geautomatiseerde besluitvorming die rechtsgevolgen voor u heeft zonder menselijke tussenkomst. Voor de bredere training van onze eigen machinelearning-algoritmen en de Track Record Index gebruiken wij alleen onomkeerbaar geanonimiseerde gegevens. Prestatiegegevens van Leveranciers (beoordelingen en de Track Record Index) vormen een wezenlijk onderdeel van ons ecosysteem. Wij hebben een gerechtvaardigd zakelijk belang bij het verwerken van deze gegevens om onze gebruikers te beschermen en de kwaliteit op het platform te bewaken. Wij gebruiken daarbij geen zwarte lijsten zonder menselijke tussenkomst, maar modereren geschillen altijd handmatig overeenkomstig de Digital Services Act (DSA). Voor een volledige uitleg van de werking van 'Vi', zie de afzonderlijke AI-transparantieverklaring.

Artikel 6. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is. Binnen het portaal hanteren wij de volgende uitgangspunten:

Uw dossier- en accountgegevens blijven actief zolang uw relatie met de Makelaar voortduurt.
Zodra de Makelaar het dossier sluit of u een verwijderingsverzoek indient, worden uw account en de daaraan gekoppelde gegevens verwijderd of geanonimiseerd.
Contactformulier en nieuwsbrief: Gegevens die u via het contactformulier verstrekt, worden niet langer bewaard dan nodig is om uw vraag te beantwoorden. Uw e-mailadres voor de nieuwsbrief wordt bewaard totdat u zich afmeldt.

Artikel 7. Uw rechten (uw AVG-rechten)

Op grond van Europees recht heeft u uitgebreide rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

Recht op inzage: U kunt vragen welke gegevens over u in het portaal zijn vastgelegd.
Recht op rectificatie: U kunt onjuiste gegevens laten corrigeren.
Recht op beperking van de verwerking: In bepaalde gevallen kunt u ons vragen de verwerking van uw gegevens tijdelijk te beperken, bijvoorbeeld terwijl een rectificatieverzoek wordt behandeld.
Recht op wissing ('recht om vergeten te worden'): U kunt verzoeken uw gegevens te verwijderen, tenzij een wettelijke plicht dit verhindert.
Recht van bezwaar: Voor zover wij uw gegevens verwerken op basis van een gerechtvaardigd belang (zie artikel 3), kunt u daartegen bezwaar maken. Wij stoppen de verwerking dan, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden hebben die zwaarder wegen dan uw belangen.
Recht op overdraagbaarheid: U heeft het recht een export van uw persoonsgegevens te vragen (bijvoorbeeld bij het einde van uw relatie met de Makelaar).

Omdat de Makelaar uw wettelijke verwerkingsverantwoordelijke is, kunt u deze rechten in de eerste plaats uitoefenen via uw makelaarskantoor. Vetimo geeft de Makelaar de technische middelen (zoals de knop "Gegevens exporteren" in het portaal) om direct aan uw verzoek te voldoen.

Artikel 8. Beveiliging van uw gegevens

Vetimo neemt de bescherming van uw gegevens uiterst serieus. Wij gebruiken actuele beveiligingstechnieken, waaronder end-to-end-versleuteling van documenten in rust, beveiligde verbindingen (SSL/TLS), en strikte toegangscontrole voor onze medewerkers en systemen.

Artikel 9. Contact en klachten

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de technische beveiliging van uw gegevens op het portaal? Neem contact op met onze privacyfunctionaris:

Vetimo B.V.

Afdeling Privacy & Compliance

E-mail: legal@vetimo.com

Apollostraat 2, 5721 CD Asten, Nederland

Kunt u de kwestie niet oplossen met ons of met uw Makelaar, dan heeft u altijd het recht een formele klacht in te dienen bij de toezichthouder: de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

Vetimo B.V., Apollostraat 2, 5721 CD Asten, Nederland — Kamer van Koophandel (KvK) nr. TBA — www.vetimo.com